Notă de informare privind confidențialitatea datelor cu caracter personal (Supraveghere video)

Conform Regulamentului UE 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal, Policolor este un operator de date.
Policolor SA, denumit în cele ce urmează Policolor, Operatorul sau Societatea, este o persoană juridică română, cu sediul în București, Bd. Timișoara, nr. 98, sector 6, înmatriculată la Registrul Comerțului J40/205/1991, având CUI RO 326318.

CUM COLECTĂM / PRELUCRĂM INFORMAȚII DESPRE DUMNEAVOASTRĂ

Operatorul prin intermediul sistemelor de supraveghere video, colectează și prelucrează înregistrari video în scopul asigurării securităţii persoanelor şi bunurilor, pazei şi protecţiei bunurilor, imobilelor, valorilor şi a materialelor utilizate pentru prevenirea și combaterea infracţionalităţii. Supravegherea prin mijloace video se utilizează doar în situaţia în care mijloacele convenţionale aplicate sunt considerabil mai puţin eficiente în realizarea obiectivelor menţionate, conform analizei de risc efectuate la nivelul societății.
Societatea nu prelucrează în scop privat datele cu caracter personal rezultate în urma monitorizării video, iar sistemul de supraveghere nu este utilizat pentru monitorizarea activităţii angajaţilor sau colaboratorilor sau pentru pontajul angajaţilor, datele culese urmând a nu fi transmise unor terți decât în urma apariției unor cerințe de la autorități în baza legii.

Sistemul video existent a fost instalat în urma unor analize de risc (Analiza de risc nr. RERSF 1405195/14.05.2019), anexate planurilor de protecţie şi pază.
Zonele supravegheate video, in responsabilitatea Policolor, cuprind:
• zone de acces şi spaţii destinate publicului (magazine, spații de prezentare produse, spații din sediul central dedicate întâlnirilor);
• zone cu acces restricţionat (de ex. camera de server sau camera de depozitare a documentelor – arhive).
Menționăm cu această ocazie că mai există sisteme de supraveghere care nu sunt în sarcina Societății, fiind gestionate de către proprietarul clădirilor în care Operatorul își desfășoară activitatea (responsabilitatea asigurării disponibilității și accesibilității, la intrarea în clădire, a informării revine operatorilor în cauză).
Nu sunt monitorizate zone în care există un nivel ridicat al aşteptărilor privind viaţa privată, precum toalete, vestiare sau alte locaţii similare.

TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRĂRILOR DE DATE CU CARACTER PERSONAL

Informaţiile sunt prelucrate în mod legal în conformitate cu:
• Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor și normele de aplicare ale acesteia;
• Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr.333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor;
• Regulamentul UE 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal;
• Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal;
• Decizia nr.174/2018 a Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP privind lista operaţiunilor pentru care este obligatorie realizarea evaluării impactului asupra protecţiei datelor cu caracter personal.

CATEGORIILE DE DESTINATARI AI DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În măsura permisă de legislaţia privind protecţia datelor, pentru a ne îndeplini obligaţiile contractuale și legale, putem transmite sau permite accesul la imaginile înregistrate unor autorităţi naţionale sau unor furnizori de servicii1.

CUM PROTEJĂM INFORMAȚIILE CONFIDENȚIALE COLECTATE

Informaţiile colectate sunt păstrate în formă electronică, iar pentru protecţia acestora sunt implementate următoarele măsuri tehnice şi organizatorice:
• limitarea timpului de stocare a imaginilor conform cerinţelor legale (30 de zile);
• acces fizic restricţionat la spaţiile unde se află mediile de stocare (DVR-urile sau NVR-urile) pe care se stochează imaginile înregistrate;
• limitarea accesului la imaginile care se derulează în timp real la angajaţii / agenti desemnaţi să desfăşoare activitatea de pază specializată;
• control acces logic la înregistrări. Doar administratorul de sistem (numit de către societate), are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor;
• instruire privind cerinţele legate de confidenţialitatea datelor și acorduri de confidenţialitate pentru persoanele care vizualizează imaginile care se derulează în timp real sau au acces la imaginile înregistrate;
• asigurarea contractuală sau prin acorduri că persoane împuternicite implementează măsuri tehnice și organizatorice de protecţie a datelor.

LOCAȚIA DE STOCARE ȘI DURATA DE STOCARE

Datele cu caracter personal colectate sunt stocate în spaţii și pe echipamente situate în cadrul societatii. Durata de stocare este în conformitate cu cerinţele legale (30 de zile), după acest interval imaginile ştergându-se automat în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate sau a înregistrării unei solicitării întemeiate a unei persoane vizate, durata de stocare a imaginilor pentru intervalul de timp relevant poate depăşi limitele normale în funcţie de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate sau de soluţionare a solicitării primite.

DREPTURI LEGATE DE PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Conform Regulamentului UE 679/2016, aveţi următoarele drepturi:
• dreptul la informare. Aveți dreptul să primiți informații despre cum și de ce prelucrăm datele dumneavoastră personale;
• dreptul de a obţine din partea Societatii o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care vă privesc şi, în caz afirmativ, acces la datele respective;
• dreptul de rectificare a datelor cu caracter personal care vă privesc;
• dreptul de ştergere a datelor cu caracter personal care vă privesc sau de restricţionare a prelucrării, sub rezerva anumitor excepții;
• dreptul de a vă opune prelucrărilor, sub rezerva anumitor excepții.

Dacă doriţi să faceţi o solicitare în temeiul Regulamentului UE 679/2016, pentru a putea să vă răspundem într-un mod eficiente, va trebui să ne furnizați identitatea dumneavoastră (nume complet, date identificare) și indicații privind informațiile pe care le solicitați.

În cazul solicitării de acces la imagini înregistrate care vă privesc, soluționarea cererii se poate face prin acordarea accesului la înregistrarea solicitată sau prin transmiterea unei copii a acesteia. Cererea de acces trebuie să menţioneze data, ora, locaţia pentru care se dorește acces la înregistrarea camerei de supraveghere.
Înregistrarea furnizată în cazul solicitării de acces depinde de condiţiile tehnice de înregistrare, de condiţiile în care a avut loc preluarea imaginilor și de drepturile altor persoane care pot aparea în înregistrare (imaginile în care apar alte persoane vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor). Este posibilă restricţionarea accesului pentru protejarea drepturilor şi libertăţilor altor persoane (de exemplu dacă în imagini apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau imaginile acestora nu se pot edita).

Dacă aveţi nemulţumiri legate de modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, aveţi dreptul de a depune o plângere în faţa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, www.dataprotection.ro (adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod postal 010336, București, România, email: anspdcp@dataprotection.ro , tel. 0318059211).

MODIFICĂRI ALE INFORMĂRII PRIVIND CONFIDENŢIALITATEA DATELOR

Având în vedere posibilitatea identificării unor noi prelucrări de date de natură personală, faptul că legile privind protecţia datelor cu caracter personal și recomandările autorităţii de supraveghere se schimbă și se îmbunătăţesc în timp, este posibil ca această informare privind confidenţialitatea datelor să se schimbe și ea. Ne rezervăm dreptul de a modifica în orice moment, din orice motiv și fară notificare acest document de informare. Orice modificare a informării privind confidenţialitatea va fi disponibilă pentru consultare la sediul /sediile societatii precum si la adresa www.policolor.ro

ÎNTREBĂRI, NELĂMURIRI, RECLAMAŢII

Dacă aveţi întrebări cu privire la datele dumneavoastră personale, dacă doriti să vă exercitaţi drepturile sau aveti nelămuriri sau reclamaţii legate de modul în care gestionăm datele cu caracter personal, vă rugăm să contactaţi Responsabilul de Protecţia Datelor la adresa de email gdpr@policolor.ro.